e-document.io

Dokumentation

Übersicht

e-document.io ist eine Plattform für den Empfang, die Validierung und den Versand von elektronischen Rechnungen. Die Plattform unterstützt die Formate ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung (CII und UBL) gemäß der europäischen Norm EN16931. SAP IDoc INVOIC02-Dateien werden automatisch erkannt und in XRechnung konvertiert.

e-document.io ermöglicht Ihnen den Zugang zum Peppol Netzwerk. Rechnungen können über das Peppol-Netzwerk empfangen und versendet werden — zusätzlich zum E-Mail- und API-Empfang.

Der typische Workflow: Dokumente werden im Eingang empfangen, automatisch validiert und konvertiert, und erscheinen dann unter Erfolgreich oder Fehlerhaft. Ausgehende Rechnungen werden automatisch über Peppol oder per E-Mail zugestellt.

Eingang

Im Eingang werden alle empfangenen Dokumente gesammelt, bevor sie verarbeitet werden. Jedes Dokument zeigt die Quelle an, über die es empfangen wurde.

Dokumente empfangen

Peppol

Rechnungen von Geschäftspartnern im Peppol-Netzwerk werden automatisch empfangen. Der Absender wird anhand der Peppol-ID erkannt und dem Geschäftspartner zugeordnet.

Quelle: peppol

Per E-Mail

Senden Sie Rechnungen als PDF- oder XML-Anhang an Ihre konfigurierte E-Mail-Adresse. Die Dokumente erscheinen automatisch im Eingang.

Quelle: email

Manueller Upload

Laden Sie PDF- oder XML-Dateien direkt über das Dashboard hoch.

Quelle: upload

REST API

Integrieren Sie den Dokumentenempfang in Ihr ERP-System über die API. Zur API-Dokumentation

Quelle: api

Verarbeitung starten

Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente im Eingang aus und klicken Sie auf "Verarbeiten". Die Dokumente werden validiert, konvertiert und in den entsprechenden Ordner verschoben.

Verarbeitung

Bei der Verarbeitung wird jedes Dokument automatisch:

  • Gegen die EN16931-Norm und länderspezifische Regeln (z.B. XRechnung, Peppol BIS 3.0) validiert
  • Das Format erkannt (ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung CII/UBL)
  • Von CII nach UBL konvertiert (falls CII-Format)
  • XML-Daten aus PDFs extrahiert (bei ZUGFeRD/Factur-X)
  • Der Geschäftspartner automatisch erkannt oder angelegt
  • Die Peppol-Fähigkeit des Geschäftspartners geprüft
Nach der Verarbeitung erscheint das Dokument entweder unter Erfolgreich oder Fehlerhaft.

Erfolgreich

Hier finden Sie alle erfolgreich validierten und konvertierten Dokumente.

Verfügbare Aktionen

Aktion Beschreibung
Anzeigen XML-Rechnung als formatierte HTML-Vorschau anzeigen
Herunterladen Original-Datei, extrahiertes XML oder konvertiertes UBL herunterladen
Abholen Dokument als abgeholt markieren — es wird ins Archiv verschoben

Fehlerhaft

Dokumente, die bei der Validierung Fehler aufweisen, werden hier angezeigt.

Fehlerdetails

Klicken Sie auf ein fehlerhaftes Dokument, um die detaillierten Validierungsfehler einzusehen. Die Fehlermeldungen enthalten Regelreferenzen und Beschreibungen gemäß EN16931.

Archivieren

Fehlerhafte Dokumente können archiviert werden, um sie aus der aktiven Liste zu entfernen.

Ausgang

Im Ausgang verwalten Sie Rechnungen, die Sie an Geschäftspartner versenden möchten.

Dokumente hochladen

Laden Sie PDF-, XML- oder JSON-Dateien hoch. Die Dokumente können anschließend an den Empfänger gesendet werden.

Automatische Dokumenterkennung

Beim Upload erkennt e-document.io automatisch den Dokumenttyp:

Dokumenttyp Beschreibung
PDF PDF-Rechnungen werden unverändert zum Versand bereitgestellt.
XRechnung XRechnung-XML-Dateien (CII oder UBL) werden direkt übernommen.
ZUGFeRD ZUGFeRD/Factur-X-Dateien werden erkannt und übernommen.
IDoc SAP IDoc INVOIC02-XML wird automatisch erkannt und in eine XRechnung (CII-Format) konvertiert. Das Original-IDoc wird zusätzlich archiviert.
Tipp: Bei IDoc-Uploads wird die Originalversion des IDocs separat gespeichert. Beim Versand kann die Rechnung bei Bedarf in das vom Empfänger bevorzugte Format (CII, UBL oder ZUGFeRD) konvertiert werden.

ERP-Integration (API)

Für die direkte Anbindung von ERP-Systemen (SAP, Microsoft Dynamics, etc.) steht der API-Endpunkt POST /api/v1/invoices/send zur Verfügung. Damit können Sie IDoc-XML oder XRechnung-Dateien direkt aus Ihrem ERP senden — inklusive automatischer Konvertierung und Zustellung über Peppol oder E-Mail.

Der Empfänger kann über die GP-Nummer aus Ihrem ERP-System, die Peppol-ID oder die E-Mail-Adresse identifiziert werden. Zur API-Dokumentation

Versand

Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie auf "Senden". Der Versandkanal wird automatisch gewählt:

Peppol

Ist der Geschäftspartner Peppol-fähig, wird die Rechnung über das Peppol-Netzwerk zugestellt. Dies ist der bevorzugte Kanal.

E-Mail

Ist kein Peppol-Endpunkt verfügbar, wird die Rechnung per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Geschäftspartners gesendet.

Status-Übersicht

Status Beschreibung
pending Hochgeladen, wartet auf Versand
sending Versand läuft
gesendet Erfolgreich zugestellt
fehlerhaft Zustellung fehlgeschlagen

Versandkanäle

e-document.io unterstützt zwei Versandkanäle für ausgehende Rechnungen. Der optimale Kanal wird automatisch ermittelt.

Peppol-Netzwerk

Bevorzugt
  • Rechtssichere Zustellung
  • Zustellnachweis
  • Internationales Netzwerk
  • Automatische Empfänger-Erkennung

E-Mail

Fallback
  • Kein Peppol-Zugang nötig
  • Universell einsetzbar
  • PDF + XML als Anhang

Formatkonvertierung beim Versand

Beim E-Mail-Versand wird die Rechnung automatisch in das bevorzugte Format des Geschäftspartners konvertiert (CII, UBL oder ZUGFeRD). Das Rechnungsformat kann pro Geschäftspartner konfiguriert werden.

Bei Peppol-Versand wird das Format vom Peppol-Netzwerk (Storecove) automatisch bestimmt.

Tipp: e-document.io prüft automatisch, ob ein Geschäftspartner im Peppol-Netzwerk erreichbar ist. Ist das der Fall, wird Peppol bevorzugt. Andernfalls wird per E-Mail zugestellt.

Archiv

Das Archiv enthält alle abgeschlossenen Dokumente:

  • Abgeholte Dokumente aus dem Eingang (Status: abgeholt)
  • Archivierte fehlerhafte Dokumente (Status: archiviert)
  • Gesendete Dokumente aus dem Ausgang (Status: gesendet)
Archivierte Dokumente können jederzeit heruntergeladen werden. Die Archivierungsdauer kann in den Einstellungen konfiguriert werden.

Geschäftspartner

Verwalten Sie Ihre Geschäftspartner (Lieferanten, Kunden). Partner werden bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen automatisch erkannt und angelegt.

Felder

Feld Beschreibung
Name Name des Geschäftspartners (Pflicht)
Firma Firmenname, falls abweichend
GP-Nummer Eigene Geschäftspartner-Nummer aus Ihrem ERP-System (max. 10 Zeichen)
E-Mail E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand per E-Mail
Peppol-ID Peppol-Teilnehmer-ID (z.B. 0204:12345678 für Leitweg-ID). Wird für den Peppol-Versand verwendet.
Kommunikation Bevorzugter Versandkanal: Peppol, E-Mail oder automatisch. Standardmäßig wird Peppol bevorzugt, wenn der Partner Peppol-fähig ist.
Rechnungsformat Bevorzugtes Rechnungsformat des Empfängers: CII (Standard), UBL oder ZUGFeRD. Beim E-Mail-Versand wird die Rechnung automatisch in das gewählte Format konvertiert.
Status Aktiv oder Inaktiv. Inaktive Partner werden beim Versand nicht berücksichtigt.

Peppol-Fähigkeit

Wenn eine Peppol-ID hinterlegt ist, prüft e-document.io automatisch, ob der Partner im Peppol-Netzwerk erreichbar ist. Der Status wird in der Übersicht angezeigt:

Peppol-fähig Partner ist im Peppol-Netzwerk erreichbar
Nicht gefunden Peppol-ID ist hinterlegt, aber im Netzwerk nicht gefunden
Prüfung läuft Peppol-ID ist hinterlegt, Prüfung steht noch aus

Suchen & Filtern

Die Geschäftspartner-Liste kann nach Name/Firma durchsucht und nach Status (Aktiv/Inaktiv) sowie Peppol-Fähigkeit gefiltert werden.

API-Keys

API-Keys ermöglichen den programmatischen Zugriff auf die REST API, z.B. aus ERP-Systemen.

Key erstellen

Erstellen Sie einen neuen API-Key im Dashboard unter API-Keys. Der vollständige Key wird nur einmal bei der Erstellung angezeigt — kopieren und sicher aufbewahren.

API-Keys gewähren vollen Zugriff auf die API für Ihre Organisation. Behandeln Sie sie wie Passwörter.

Einstellungen

E-Mail-Aliase

Konfigurieren Sie E-Mail-Adressen, über die Ihre Organisation Rechnungen empfangen kann. Eingehende E-Mails an diese Adressen werden automatisch im Eingang abgelegt.

Peppol-Konfiguration

Richten Sie Ihre Peppol-Teilnehmer-Identität ein, um Rechnungen über das Peppol-Netzwerk empfangen und versenden zu können.

Einstellung Beschreibung
Peppol-Entität Name Ihrer Organisation im Peppol-Netzwerk
Peppol-IDs Ihre Teilnehmer-Identifikatoren (z.B. Leitweg-ID, GLN, USt-IdNr.)
Peppol-Eingangsverarbeitung Eingehende Peppol-Nachrichten automatisch verarbeiten oder im Eingang sammeln

Archivierung

Konfigurieren Sie die automatische Archivierungsdauer für abgeschlossene Dokumente.

Test-E-Mail

Senden Sie eine Test-E-Mail, um die E-Mail-Konfiguration zu überprüfen.