Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

e-document.io Matomonitor GmbH
Tobias Klemmer
Im Anger 9
97996 Niederstetten
Deutschland
E-Mail: info@matomonitor.com

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienste erforderlich ist oder Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben.

2.1 Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung erheben wir:

• Name und E-Mail-Adresse (über den Identitätsprovider)
• Organisationszugehörigkeit

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

2.2 Nutzung der Plattform

Bei der Nutzung unserer Plattform verarbeiten wir:

• Hochgeladene Dokumente (Rechnungen im PDF- und XML-Format)
• Metadaten zu Dokumenten (Dateiname, Dateigröße, Zeitstempel)
• Geschäftspartnerdaten aus verarbeiteten Rechnungen
• API-Zugriffsprotokolle

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

2.3 Serverprotokolle

Bei jedem Zugriff auf unsere Plattform werden automatisch folgende Daten erfasst:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite/Endpoint
• Browsertyp und -version

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Stabilität des Dienstes).

3. Datenspeicherung und Hosting

Die Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Wir setzen auf verschlüsselte Übertragung (TLS) und verschlüsselte Speicherung sensibler Daten.

4. Auftragsverarbeitung

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Der Kunde bleibt Verantwortlicher für die in den Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten.

5. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur:

• Wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z.B. Hosting-Provider)
• Wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind
• Wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben

6. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: privacy@e-document.io

7. Cookies

Unsere Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Cookies, CSRF-Token). Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt.

8. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein, insbesondere:

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/HTTPS)
• Verschlüsselte Datenspeicherung
• Zugriffskontrolle und Authentifizierung (OAuth2/OIDC)
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren).

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.